Nordstens HusNordstens Hus

Juridisk

Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Nordstens Workspace

Nordstens Workspace tilbyder fleksible og moderne arbejdspladsløsninger til virksomheder og iværksættere – herunder kontorudlejning, coworking-faciliteter, mødelokaler og virtuelle adresser. I den forbindelse behandler og opbevarer vi personoplysninger om vores kunder, brugere, samarbejdspartnere og eventuelle besøgende. Vi lægger stor vægt på, at alle personoplysninger behandles sikkert, ansvarligt og i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning – herunder EU's databeskyttelsesforordning (GDPR).

Denne privatlivspolitik forklarer, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvorfor vi gør det, hvad vi bruger dem til, hvordan vi beskytter dem – samt hvilke rettigheder du har.

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

P/S Nordstens Hus

CVR-nr.: 36559888

Slotsgade 67B, 3400 Hillerød

Telefon: 82 30 32 34

Mail: info@nordstens.dk

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er oplysninger, som kan bruges til at identificere dig – direkte eller indirekte. Det kan f.eks. være navn, e-mail, telefonnummer, IP-adresse, firmatilhørsforhold eller optagelser fra videoovervågning.

Vores behandlingsaktiviteter

Vi behandler personoplysninger i følgende sammenhænge:

1. Kontakt og kundehenvendelser

Formål: Håndtering af henvendelser fra potentielle eller eksisterende kunder og samarbejdspartnere, herunder besvare spørgsmål, tilbyde rådgivning og sende information om vores ydelser. Behandlingen sker også med henblik på at oprette kundeemner og understøtte den indledende dialog i forhold til potentielt samarbejde.

Registrerede: Potentielle og eksisterende kunder, samarbejdspartnere samt kontaktpersoner til disse.

Kategorier af personoplysninger: Navn, e-mailadresse, telefonnummer og evt. firmanavn og stillingsbetegnelse, samt oplysninger der fremgår af selve henvendelsen.

Modtagere: Oplysningerne videregives ikke til tredjeparter, men behandles internt. Vi benytter it-leverandører som databehandlere (fx hosting og e-mailsystemer), som vi har databehandleraftaler med.

Behandlingsgrundlag: Samtykke jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, eller legitim interesse jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Opbevaringsperiode: Slettes senest 6 måneder efter den sidste kontakt, medmindre en videre dialog eller samarbejde etableres.

2. Booking og serviceaftaler

Formål: Oprettelse og administration af serviceaftaler, herunder udlejning af kontorer, coworking-pladser, mødelokaler og virtuelle adresser. Dette inkluderer håndtering af fakturering, kontakt og drift af kunde-/medlemsforhold.

Registrerede: Kunder, kunders ejere og deres kontaktpersoner.

Kategorier af personoplysninger: Navn, e-mailadresse, telefonnummer, firmanavn, stilling og betalingsoplysninger.

Modtagere: Behandles internt og via vores databehandlere. Videregives kun til professionelle rådgivere, herunder revisorer, samt offentlige myndigheder, såfremt vi bliver pålagt det.

Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af kontrakt jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, samt legitim interesse jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Opbevaringsperiode: Opbevares i 5 år regnet fra udgangen af det regnskabsår, hvori samarbejdet er ophørt, jf. bogføringslovens krav. Kontaktpersoner slettes hurtigst muligt, når vi bliver bekendt med, at de ikke længere er ansat hos kunden.

3. Videoovervågning

Formål: Forebygge og opklare eventuelle sikkerhedshændelser, sikre tryghed for kunder, besøgende og ansatte samt beskytte Nordstens Workspace's faciliteter og ejendom.

Registrerede: Alle personer, der færdes i fællesarealer under opsyn (kunder, gæster, personale mv.).

Kategorier af personoplysninger: Billedmateriale fra overvågningskameraer uden lyd.

Modtagere: Videregives som udgangspunkt ikke. Ved hændelser kan optagelser videregives til politiet eller relevante myndigheder.

Behandlingsgrundlag: Legitim interesse jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Opbevaringsperiode: Slettes automatisk efter 30 dage, medmindre der er behov for opbevaring i forbindelse med en konkret hændelse.

4. Hjemmeside og cookies

Formål: Sikre funktionaliteten af hjemmesiden, analysere brugernes adfærd og generere statistik med henblik på at forbedre brugeroplevelsen. I nogle tilfælde anvendes cookies også til målrettet markedsføring.

Registrerede: Besøgende på www.nordstens.dk

Kategorier af personoplysninger: IP-adresse, browsertype, enhedstype, tidspunkt for besøg og adfærdsdata (klik, scroll mv.).

Modtagere: Vi benytter databehandlere som Google Analytics og Mailchimp. Oplysninger deles ikke med uvedkommende tredjeparter.

Behandlingsgrundlag: Samtykke via cookie-banner jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Nødvendige cookies kan behandles uden samtykke jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Opbevaringsperiode: Afhænger af cookietypen – typisk mellem 1 dag og 6 måneder.

5. Nyhedsbreve og markedsføring

Formål: Udsendelse af nyheder, opdateringer og tilbud vedrørende vores ydelser til personer, som har tilmeldt sig vores nyhedsbrev.

Registrerede: Modtagere af nyhedsbrev og markedsføringsmateriale.

Kategorier af personoplysninger: Navn og e-mailadresse, samt statistik over åbninger og klik i nyhedsbrevet (via Mailchimp).

Modtagere: Nyhedsbreve sendes via Mailchimp. Vi videregiver ikke oplysninger til andre.

Behandlingsgrundlag: Samtykke jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.

Opbevaringsperiode: Oplysninger opbevares, så længe du er tilmeldt nyhedsbrevet. Du kan til enhver tid framelde dig via link i nyhedsbrevet.

Modtagere og databehandlere

Vi deler ikke dine oplysninger med tredjeparter uden et lovligt grundlag. Vi benytter dog databehandlere, som behandler data på vores vegne og efter vores instruks. Det gælder fx:

  • Microsoft Business Central (regnskab)
  • Bookey Workspace (booking)
  • Azehosting, Mailchimp og Google Analytics (web, nyhedsbrev og analyse)

Hvis data overføres uden for EU/EØS (fx via Mailchimp), sikrer vi, at overførslen sker på gyldigt grundlag, som f.eks. EU's standardkontraktbestemmelser (SCC).

Retten til at trække samtykke tilbage

Hvis du har givet samtykke til, at vi må behandle dine oplysninger, kan du altid trække det tilbage ved at kontakte os på info@nordstens.dk. Tilbagetrækningen påvirker ikke den behandling, som allerede er sket på baggrund af det tidligere samtykke.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen følgende rettigheder:

  • Indsigt: Få indsigt i, hvilke oplysninger vi har om dig.
  • Rettelse: Få rettet urigtige oplysninger.
  • Sletning: Få slettet dine oplysninger i særlige tilfælde.
  • Begrænsning: Få behandlingen begrænset i visse situationer.
  • Indsigelse: Gør indsigelse mod behandling, især ved direkte markedsføring.
  • Dataportabilitet: Få udleveret data i et struktureret, maskinlæsbart format.

Du kan læse mere om dine rettigheder hos Datatilsynet: www.datatilsynet.dk

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.